Hier finden Sie verständliche Antworten rund um Hybridpost, digitalen Versand, Datensicherheit, Kosten und die Zustellung über die Deutsche Post.
Ihre Vorteile mit TE Printline
Was die epostbox bei uns besonders macht
Was kostet die epostbox bei TE Printline?
Sie zahlen eine günstige Grundgebühr von 9,90 € im Monat zzgl. MwSt. Das Porto rechnen wir transparent und nutzungsabhängig ab – Sie zahlen also nur für das, was Sie tatsächlich versenden. Optional können Sie zusätzlich einen professionellen Etikettendrucker für 4,90 € im Monat zzgl. MwSt. dazubuchen.
Ist Hardware im Preis enthalten?
Der Etikettendrucker ist optional zubuchbar – er ist kein Muss. Wer ihn möchte, erhält den hochwertigen Brother QL-1110NWB (WLAN, Bluetooth und Netzwerk) für nur 4,90 € im Monat zzgl. MwSt., ganz ohne Anschaffungskosten. Zum Vergleich: Eine klassische Frankiermaschine kostet schnell 900 € bis 1.500 € in der Anschaffung.
Muss ich mein Porto im Voraus bezahlen?
Nein. Anders als bei einer Frankiermaschine, bei der Sie Guthaben vorab aufladen müssen (Vorkasse), erhalten Sie bei uns eine Rechnung. So bleibt kein Kapital in einer Portokasse gebunden und Ihre Liquidität bleibt erhalten.
Fallen Teleporto- oder Update-Gebühren an wie bei der Frankiermaschine?
Nein. Bei klassischen Frankiermaschinen kommen oft zusätzliche Grundkosten dazu – etwa rund 11 € Teleporto nur fürs Aufladen von Guthaben plus rund 5 € für Tarif-Updates. Bei der epostbox entfallen diese Gebühren komplett: 0 € Teleporto, 0 € Tarif-Updates.
Brauche ich teure Druckertinte?
Nein. Der Brother-Drucker arbeitet mit Thermodruck – Sie benötigen also keine Tintenpatronen. Damit entfällt ein typisches Ärgernis von Frankiermaschinen: teure Tinte (oft über 100 € pro Kartusche), die bei seltener Nutzung eintrocknet. Sie brauchen lediglich Etiketten.
Lohnt sich der Wechsel von meiner Frankiermaschine?
In den meisten Fällen ja. Eine Frankiermaschine verursacht hohe Anschaffungskosten, monatliche Grundgebühren, teure Tinte und bindet Kapital durch die Vorkasse. Die epostbox senkt diese Kosten deutlich: günstige Grundgebühr von 9,90 €/Monat, optionaler Drucker für 4,90 €/Monat, keine Tinte, keine Teleporto-/Update-Gebühren und Abrechnung per Rechnung. Gerne rechnen wir Ihr persönliches Einsparpotenzial mit Ihnen durch.
Kann ich klassisch und digital versenden?
Ja – Sie haben beide Möglichkeiten. Klassisch: Etikett am Drucker erzeugen und auf den Brief kleben. Oder digital (Hybridpost): Brief direkt aus Word oder einer anderen Anwendung per Klick versenden – wir drucken, kuvertieren, frankieren und übergeben an die Deutsche Post. So bleiben Sie flexibel.
Wie sicher ist die Lösung und wer ist mein Ansprechpartner?
Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland, ist DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert. Ihr persönlicher Ansprechpartner ist TE Printline aus Viernheim – als regionaler Partner beraten wir Sie individuell, persönlich und auf Augenhöhe, statt als anonymer Online-Dienst.
Allgemeines
Grundlegende Fragen rund um die epostbox
Was ist die epostbox?
Die epostbox ist eine Online-Plattform für den Versand physischer Geschäftspost. Sie laden Ihre Briefe oder Serienbriefe einfach digital hoch – den Rest übernimmt die epostbox: professionellen Druck, das Kuvertieren, das Frankieren und schließlich die Zustellung über die Deutsche Post. Mit dieser Hybridpost-Lösung wird Ihr Postausgang digital, Sie sparen Zeit und sparen sich viele manuelle Handgriffe.
Wie funktioniert die epostbox im täglichen Einsatz?
Sie schreiben Ihre Briefe wie gewohnt in Ihrem Textprogramm – zum Beispiel Word, LibreOffice oder einem anderen Programm – und übergeben sie per Druckfunktion direkt aus der Anwendung heraus an die epostbox, oder laden sie als Datei hoch. Dort legen Sie individuell fest, wie versendet werden soll. Ihre Dokumente werden verschlüsselt übertragen und danach automatisch gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert. Die fertigen Briefe gehen zur Zustellung an die Deutsche Post. Den jeweiligen Bearbeitungsstand sehen Sie jederzeit in der epostbox – ganz ohne selbst zu drucken, zu kuvertieren oder zur Post zu fahren.
Für welche Unternehmen oder Branchen eignet sich die epostbox?
Grundsätzlich für jedes Unternehmen und jede Organisation, die regelmäßig Briefe oder Geschäftsdokumente verschickt – unabhängig von Größe und Branche. Besonders viel sparen Betriebe mit hohem Briefaufkommen, etwa Versicherungen, Banken, Kanzleien, Verwaltungen, Energieversorger, Inkassodienstleister oder Kommunen. Aber auch kleine und mittelständische Firmen können ihre Post komplett digital abwickeln, ganz ohne eigene Druck- und Versandinfrastruktur.
Welche Vorteile hat die epostbox gegenüber dem klassischen Briefversand?
Statt Briefe von Hand zu drucken, zu kuvertieren und zur Post zu bringen, übergeben Sie sie digital an die epostbox. Dort wird alles automatisch gedruckt, gefalzt, frankiert und über die Deutsche Post zugestellt. Das spart Zeit, Kosten und Personalaufwand und reduziert Fehler im Postausgang. Gleichzeitig bilden Sie Ihren Versand vollständig digital und nachvollziehbar ab.
Muss ich eine Software installieren, um die epostbox zu nutzen?
Nein – Sie können die epostbox direkt im Browser verwenden, ganz ohne Installation oder Einrichtung. Wer möchte, kann die epostbox aber auch als App für Windows, macOS und Linux installieren. Für größere Umgebungen gibt es zudem Varianten für Windows-Terminalserver und Printserver, die sich in bestehende IT-Strukturen einbinden lassen.
Hybridpost
So funktioniert Hybridpost im Detail
Was bedeutet Hybridpost genau?
Hybridpost kombiniert den digitalen Versand von Dokumenten mit der klassischen Zustellung als Brief. Sie schicken Ihre Post digital an eine zentrale Plattform wie die epostbox. Dort wird sie automatisch gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und anschließend über die Deutsche Post zugestellt. So sparen Sie Zeit, Papier und manuelle Schritte – behalten aber die Vorteile des echten Briefversands.
Wie läuft der digitale Dokumenten-Upload ab?
Sie erstellen Ihre Briefe wie immer in Ihrem Textprogramm – z. B. Word oder einer anderen Anwendung – und übergeben die fertigen Dateien an die epostbox: entweder über die Druckfunktion direkt aus dem Programm heraus oder per Datei-Upload. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Danach wählen Sie Briefpapier, Signatur und Versandoptionen aus. Der Ablauf ist einfach gehalten und vollständig DSGVO-konform.
Was passiert, nachdem ich ein Dokument hochgeladen habe?
Zuerst legen Sie die gewünschten Versandoptionen fest – etwa farbig oder schwarz-weiß, ein- oder beidseitig. Dann startet die automatische Produktion: Ihr Dokument wird verschlüsselt übertragen, gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert. Die fertige Sendung geht zur Zustellung an die Deutsche Post.
Wer übernimmt Druck, Kuvertieren und Frankieren?
Das erledigt die epostbox zusammen mit zertifizierten Druckpartnern in Deutschland. Alle Schritte laufen automatisiert und nach hohen Qualitäts- und Datenschutzstandards ab: verschlüsselte Übertragung, professioneller Druck und zuverlässige Zustellung über die Deutsche Post – ohne dass Sie selbst eingreifen müssen.
Wird der Brief wirklich physisch zugestellt?
Ja. Jeder über die epostbox versendete Brief wird tatsächlich als echter Brief zugestellt. Ihr Dokument wird gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und von der Deutschen Post an den Empfänger ausgeliefert – also kein E-Mail- oder rein digitaler Versand, sondern ein klassischer Brief im Briefkasten.
Worin unterscheidet sich die epostbox von De-Mail oder dem eBO?
Die epostbox ist keine rein elektronische Zustellung, sondern eine Hybridpost-Lösung. Bei De-Mail oder dem elektronischen Behördenpostfach (eBO) läuft die Zustellung komplett digital über elektronische Postfächer. Die epostbox dagegen verbindet digitalen Versand mit physischer Zustellung: Sie übergeben Ihre Dokumente online, und die epostbox übernimmt Druck, Kuvertierung, Frankierung und den Postversand über die Deutsche Post.
Versand & Zustellung
Vom Upload bis in den Briefkasten
Wo werden die Briefe gedruckt und verarbeitet?
Die Verarbeitung findet in spezialisierten Partner-Druckzentren in Deutschland statt, die auf Geschäfts- und Hybridpost ausgerichtet sind. Diese Standorte arbeiten nach zertifizierten Sicherheits- und Datenschutzstandards und sorgen für hohe Druckqualität und Datensicherheit.
Wie läuft die Zustellung über die Deutsche Post ab?
Nach der automatischen Verarbeitung übergeben wir Ihre Briefe direkt an die Deutsche Post. Die Zustellung erfolgt anschließend ganz normal physisch und flächendeckend – wie beim klassischen Briefversand. So profitieren Sie von der Zuverlässigkeit der Deutschen Post und der digitalen Effizienz der epostbox.
Wie lange dauert es von der Einreichung bis zur Zustellung?
Ihre Dokumente werden produziert und an die Deutsche Post übergeben; die Zustellung richtet sich dann nach den üblichen Laufzeiten der Deutschen Post. Sie versenden Ihre Post also planbar und effizient, ohne selbst zur Post zu müssen.
Kann ich den Versandstatus nachverfolgen?
In der epostbox sehen Sie jederzeit, wenn sich Ihre Dokumente in Produktion befinden. Nach der Übergabe an die Deutsche Post gibt es bei normaler Geschäftspost keine Live-Sendungsverfolgung. Ausnahme sind Einschreiben und Postzustellungsaufträge – hier stellt die Deutsche Post eine Sendungsverfolgung bereit, die Sie über die epostbox abrufen können.
Was passiert, wenn ein Brief nicht zugestellt werden kann?
Lässt sich ein Brief nicht zustellen, wird er an den Absender zurückgeschickt.
Unterstützt die epostbox Sammelversand und Serienbriefe?
Ja. Sammelversand und Serienbriefe sind möglich – ideal bei regelmäßig größeren Mengen. Über SFTP-Upload oder die REST-API übertragen Sie mehrere Briefe automatisch und sicher. Alle Dokumente werden anschließend gedruckt, kuvertiert, frankiert und über die Deutsche Post zugestellt.
Kosten
Wie sich die Kosten zusammensetzen
Was kostet der Versand eines Briefes über die epostbox?
Der Preis richtet sich nach Ihrem tatsächlichen Versandvolumen und den gewählten Optionen wie Farbe, beidseitigem Druck oder Sendungsart. Die Berechnung erfolgt dynamisch und nutzungsabhängig – Sie zahlen also nur für das, was Sie wirklich versenden.
Gibt es Mengenrabatte für Unternehmen?
Ja. Die epostbox arbeitet mit einer dynamischen Preisstaffel, die sich automatisch an Ihr Volumen anpasst: Je mehr Sie versenden, desto günstiger der Einzelpreis pro Brief – ganz ohne individuelle Vertragsverhandlungen oder Mindestmengen.
Fallen extra Gebühren für Druck oder Kuvertierung an?
Nein. Druck-, Kuvertier- und Frankierkosten sind im Gesamtpreis bereits enthalten. Es gibt keine zusätzlichen Aufschläge – der angezeigte Preis deckt den kompletten Produktions- und Versandprozess inklusive Material und Porto ab.
Wie wird abgerechnet?
Sie haben zwei Möglichkeiten: per SEPA-Lastschrift, bei der die Kosten monatlich gesammelt abgebucht werden, oder über ein Prepaid-Guthaben, das Sie aufladen. So wählen Sie die Zahlungsweise, die am besten zu Ihnen passt.
Gibt es eine Vertragslaufzeit?
Nein. Die Nutzung ist ohne feste Laufzeit möglich. Sie zahlen ausschließlich für die tatsächlich versendeten Briefe – keine Mindestmengen, keine versteckten Kosten.
Sicherheit
Datenschutz und Datensicherheit
Wie sind meine Dokumente beim Upload geschützt?
Die Übertragung erfolgt über eine mit TLS 1.3 verschlüsselte Verbindung – also derselbe Standard wie beim Online-Banking. Ihre Daten sind damit während der gesamten Übermittlung vor fremdem Zugriff geschützt. Die Verarbeitung findet zudem ausschließlich innerhalb der gesicherten epostbox-Infrastruktur in Deutschland statt.
Werden meine Dokumente gespeichert oder nach dem Versand gelöscht?
Sie bestimmen selbst, wie lange Ihre Dokumente gespeichert bleiben. In den Einstellungen wählen Sie eine Frist zwischen einem Tag und bis zu zehn Jahren. Danach werden die Daten automatisch und sicher gelöscht – selbstverständlich DSGVO-konform.
Wo stehen die Server und Druckstandorte?
Sämtliche Server und Druckstandorte der epostbox befinden sich in Deutschland. Damit gelten für alle Verarbeitungsschritte die strengen deutschen und europäischen Datenschutzgesetze. Verarbeitet wird ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren und Druckbetrieben nach DSGVO-Standard.
Ist die epostbox DSGVO-konform?
Ja, vollständig. Von der Übertragung über die Verarbeitung bis zur Zustellung entsprechen alle Abläufe der Datenschutz-Grundverordnung. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland, und alle Daten werden verschlüsselt übertragen.
Wie wird verhindert, dass jemand unbefugt in den Brief schaut?
Alle beteiligten Dienstleister sind an das gesetzliche Postgeheimnis gebunden und erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Sämtliche Vorgänge laufen nach den geltenden Datenschutzbestimmungen ab.
Integration
Anbindung an Ihre bestehenden Systeme
Lässt sich die epostbox in meine Software (ERP, CRM) integrieren?
Ja. Die epostbox lässt sich nahtlos an bestehende Systeme wie ERP-, CRM- oder DMS-Lösungen anbinden. Über standardisierte Schnittstellen und automatisierte Upload-Prozesse übergeben Sie Dokumente direkt aus Ihren Anwendungen – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Gibt es eine API für automatisierten Versand?
Ja. Die epostbox bietet eine REST-API für den automatisierten Briefversand, mit der Sie auch große Mengen direkt aus Ihren Systemen übermitteln. Zusätzlich steht SFTP-Upload als alternative Anbindung zur Verfügung.
Welche technischen Voraussetzungen brauche ich?
Für die Nutzung im Browser genügen ein Internetzugang und ein aktueller Webbrowser – keine Installation nötig. Für automatisierten Versand können Sie zusätzlich Schnittstellen wie REST-API oder SFTP einsetzen.
Gibt es einen Testzugang oder eine Demo?
Sie können sich jederzeit registrieren und erhalten zum Start automatisch 5 Euro Guthaben, um die epostbox in Ruhe auszuprobieren. Ist das Startguthaben aufgebraucht, entscheiden Sie frei, ob Sie weiter versenden möchten.
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Ihre Frage war nicht dabei?
Kein Problem – wir beraten Sie gern persönlich und unverbindlich, welche Lösung am besten zu Ihrem Postausgang passt.